le bureau moteur

de Maurice Ponthière (1935)


Partie I : la fonction de bureau

Chapitre 4 : dénombrement et classification des divers genres et espèces de bureaux

Bureaux non différenciés. — Bureaux différenciés. Bureaux constitués en organismes indépendants.

Pour obéir à Descartes, qui veut qu’avant toute étude nous fassions d’abord un dénombrement si entier que nous soyons assurés de ne rien omettre, il faut essayer d’explorer notre domaine en dressant une liste aussi complète que possible des diverses sortes de bureau. Il est à peu près certain que cette nomenclature comportera des lacunes, mais cet essai tracera au moins un cadre pour servir à l’établissement d’un dénombrement plus complet et peut-être d’une meilleure classification des genres et des espèces.

On peut distinguer trois genres de bureaux :

I. — Les bureaux non différenciés ;

II. — Les bureaux différenciés ;

III. — Les bureaux constitués en organismes indépendants.

I. — Bureaux du premier genre : Bureaux non différenciés

1° Le bureau de l’entreprise rudimentaire

Nous avons dit que le travail de bureau existe avant le bureau lui-même. On commença nécessairement par tracer des dessins, symboles et lettres, avant qu’un local et que des personnes fussent affectés à cette besogne exclusive.

Il existe encore de nombreux bureaux non différenciés dans une multitude de toutes petites entreprises. L’artisan qui débute est tout à son travail technique, il inscrit des notes sur un carnet qui tient dans sa porche ou qu’il place sur son établi au milieu de ses autres outils ; il rédige ses lettres et ses factures sur la table de sa cuisine. Le petit commerçant fait de même sur son comptoir. Dans tous ces cas, les travaux de bureau sont intimement mêlés aux autres travaux.

2° Le bureau non différencié dans l’entreprise évoluée.

On observe également un grand nombre de bureaux non différenciés dans les entreprises évoluées, sans en excepter les plus importantes. L’ouvrier reçoit de ses chefs des papiers qu’il interprète et qu’il doit souvent annoter pour rendre compte de son travail ; il a parfois un calepin pour son usage personnel. Le vendeur inscrit ses ventes sur des bulletins. Le livreur détient un carnet de route et de justification de ses livraisons, etc. Autant d’opérations de bureau qui se font sur la route, sur le comptoir, sur l’établi.

Dans ce cas cependant, le travail de bureau non différencié est presque toujours le prolongement du travail des bureaux centraux de l’entreprise et obéit aux règlements qui régissent ceux-ci.

La notion de « bureau non différencié » est très importante pour qualifier et organiser un grand nombre d’opérations administratives exécutées dans les ateliers et en plein air.

II. — Bureaux du deuxième genre : Bureaux différenciés de l’entreprise privée évoluée.

Le bureau localement différencié, sans spécialisation fonctionnelle.

Dans l’entreprise rudimentaire, toutes les fonctions sont exercées indistinctement par une seule personne ou par un tout petit nombre, l’artisan, le petit commerçant, avec les membres de sa famille, parfois avec un compagnon ou un apprenti. L’évolution de l’entreprise se marque dès les premiers degrés par une différenciation de la fonction administrative : le patron cesse d’être un exécutant, il devient exclusivement administrateur et travaille dans son bureau. Il est parfois aidé par une autre personne avec laquelle il partage le travail de la correspondance, du classement, des devis, de la comptabilité, etc. Le bureau est différencié du reste de l’entreprise en ce sens qu’il est isolé dans un local particulier, mais toutes les fonctions administratives sont intimement mélangées les unes aux autres. C’est le bureau à une seule table.

Le bureau fonctionnellement différencié.

À un stade ultérieur de l’évolution de l’entreprise, le patron se débarasse d’une ou de plusieurs fonctions administratives sur un auxiliaire spécialisé. Il s’adjoint un comptable qui fait à la fois le travail de facturation et la comptabilité proprement dite, comptes et bilans. Il engage un secrétaire qui expédie le courrier, classe les archives, enregistre les commandes. Il garde pour lui-même les autres fonctions, avec la supervision générale. Voici donc un bureau à trois tables, trois services ayant chacun leurs attributions délimitées et leur fonctionnaire responsable.

Dès ce moment, le bureau est fonctionnellement différencié, et au fur et à mesure que l’entreprise se développera ces départements donneront naissance à d’autres par scissiparité. Leurs fonctions seront divisées en fonctions secondaires nettement définies et assurées par des agents spécialisés jusqu’à ce que toutes les fonctions secondaires aient leur organe et que, par conséquent, la fonction et l’organe puissent être confondus dans la même étude. Les termes « service » ou « département », qui expriment la fonction, et le terme « bureau », qui exprime l’organe, deviennent concrètement synonymes. Par exemple, service de vebte et bureau de vente sont pris dans le même sens.

Jusqu’à ce que la division soit poussée à l’extrêmen ce qui ne se produira sans doute jamais nulle part — les combinaisons possibles sont très nombreuses, chacune d’elles étant déterminée par la nature de l’entreprise, son développement, ses ressources, les conceptions particulières du chef, etc. Il est donc pratiquement impossible de décrire les formes innombrables que peuvent prendre les bureaux, mais nous pouvons cependant esquisser l’organisation complète des bureaux telle qu’on peut l’observer de nos jours dans certaines grandes entreprises privées1 très évoluées et pratiquant à la fois la transformation et la distribution de leurs produits. En décrivant ainsi sommairement et avec des lacunes inévitables une différenciation très poussée, nous tracerons un cadre dans lequel pourront s’insérer les organisations intermédiaires dans lesquelles un nombre plus ou moins grand des divisions que nous allons énumérer n’ont pas été opérées.

Si elle est possible, une classification logique des bureaux de l’entreprise compète que l’on prendrait pour type n’est pas aisée. On part généralement du bureau directorial et de son secrétariat, qui exercent dans l’entreprise les fonctions les moins systématisées et d’un caractère plus général. Cette classification peut se justifier puisque nous avons vu que l’évolution s’opère par différenciation de la fonction administrative du chef et par divisions successives de cette fonction. Cependant, si nous considérons cette division fonctionnelle non plus dans son évolution, mais dans son anatomie, il semble préférable d’aller du simple au complexe et de présenter les trois grandes catégories de bureaux dans l’ordre suivant :

A. Bureaux commerciaux. — Les bureaux commerciaux se subdivisent eux-mêmes en bureaux de vente et bureaux d’achat.

a) Bureaux de vente. — La vente est la fonction fondamentale de l’entreprise économique évoluée. C’est là une vérité nouvelle peut-être provisoire, mais certaine pour l’instant où nous vivons. La fonction de production a longtemps été considérée comme primordiale. On extrayait les matières premières et on les transformait sans prévoir rigoureusement leur écoulement. Il apparaît aujourd’hui que cette erreur est la cause principale des échecs dans l’entreprise privée et des crises dans l’économie publique. L’organisation de la distribution prime celle de la production et doit la gouverner.

Le bureau de vente se scinde dans les entreprises évoluées en divers bureaux dont voici les principaux :

Bureau de réception des commandes, qui enregistre les commandes et les transmet aux magasins et ateliers pour exécution.

Bureau d’expédition, qui ne doit pas être confondu avec l’atelier d’expédition. Il établit tous ordres d’expédition, feuilles de livraison, tournées des livreurs, feuilles de transport par route, par eau, par fer, et veille à l’exactitude des livraisons à la clientèle.

Bureau de facturation, qui établit les factures.

Bureau des réclamations et des retours, qui répare les erreurs.

Bureau des archives commerciales, qui classe tous les documents relatives aux opérations terminées.

Bureau de comptabilité commerciale, qui surveille les frais commerciaux et les prix de revient commerciaux, contrôle les résultats pécuniaires.

Bureau des crédits, qui surveille la solvabilité des clients, accorde ou arrête les crédits et veille aux dangers qui pourraient en résulter pour la trésorerie de l’entreprise.

Bureau des statistiques commerciales, qui surveille le rythme de la distribution.

Bureau des approvisionnements, qui établit la liaison avec les bureaux d’achat et de fabrication auquel il transmet ses ordres — et qui veille ainsi au maintien des stocks.

Bureau des cotations et devis, qui fixe les prix de vente, soit sous forme de tarifs, soit par une étude spéciale à chaque vente quand celle-ci est complexe ou ne rentre pas dans une série.

Bureau de publicité, qui établit les prospectus, annonces, catalogues et tous autres moyens de publicité.

Bureau de préparation, dont la fonction est de déterminer les méthodes de vente les plus efficientes, par magasin, par succursales, par représentants, par grossistes et détaillants, etc. Ce bureau détermine également les instruments nécessaires aux agents de vente, meubles, rayonnages, malles, fiches, catalogues, échantillons, etc., et pourvoit à la fourniture de ces instruments.

Bureau des prévisions, dont la fonction est d’analyser le marché, de déterminer les quantités qu’il est possible de vendre, les qualités qui répondent aux besoins actuels ou d’un prochain futur, les quantités qui peuvent être absorbées par chacun des territoires dont se compose le marché total.

Bureau de direction de la vente, dont le chef surveille et dirige, soit immédiatement, soit par l’intermédiaire d’inspecteurs, l’activité de tous les agents de vente : vendeurs sédentaires, voyageurs, grossistes, succursalistes et détaillants autonomes.

b) Bureau d’achat. — Ils ont pour mission de procurer à l’entreprise tout ce qui lui est nécessaire soit pour ces besoins particuliers, soit pour ses fabrications, soit simplement pour la vente sans transformation. Le service d’achat est mis en action par un bon de réquisition ou demande d’approvisionnement qui lui est délivré par n’importe quel autre département de l’entreprise. Ses fonctions peuvent être réparties en plusieurs bureaux.

Bureau de consultation, qui compulse les catalogues, les offres antérieures, les fiches et consulte les fournisseurs pour rechercher celui qui offre les meilleures conditions quant au prix, à la qualité, au transport, au délai de livraison.

Bureau d’exécution des commandes, qui transmet les ordres fermes, et veille à l’exactitude des livraisons au jour dit.

Bureau de vérification, qui assure que la fourniture correspond à l’ordre passé et que les factures ne contiennent pas d’erreurs.

Bureau de spécifications, qui établit avec la plus grande précision les caractères que doit présenter la chose demandée pour répondre exactement au besoin et qui prévoit les épreuves qu’elle subira à la réception.

Bureau de la direction des achats, qui dirige et surveille les autres bureaux de son département, avec son secrétariat.

Bureau de la direction commerciale, qui organise, dirige, surveille les bureaux de vente et d’achat et donne force exécutoire à leurs décisions.

Bureau de secrétariat de la direction commerciale, qui centralise la correspondance et transmet les directives.

B. Bureaux techniques ou de l’administration des ateliers et magasins. — Le mot « technique » s’emploie généralement pour désigner tout ce qui concerne le travail physique, la manipulation des choses. Son vrai sens est beaucoup plus large, c’est l’art et la manière de faire un travail quelconque. Il y a une technique administrative, une technique commerciale et même une technique de travail purement intellectuel, mais dans la plupart des entreprises on oppose les services techniques aux services commerciaux et administratifs et on engloge sous ce terme les services relatifs à l’administration des ateliers et magasins. Parmi les principaux bureaux techniques, nous citerons :

Bureau des magasins ou de la comptabilité matière, qui tient l’inventaire permanent, lance les demandes de réapprovisionnement, surveille les sorties.

Bureau des études de conception ou bureau de dessin, qui étudie et dessine le détail des fabrications projetées.

Bureau des devis, qui étudie les demandes transmises par les bureaux commerciaux et leur retourne le devis comportant les conditions d’exécution, de livraison et de prix telles qu’elles peuvent être admises par les ateliers.

Bureau des forces motrices, qui régit la production de l’électricité, du gaz, de la vapeur, etc.

Bureau d’architecture et d’entretien, qui régit la construction et le maintien des immeubles.

Bureau des salaires, qui tient la comptabilité de la main d’œuvre.

Bureau des prix de revient, qui constate le prix de revient de chaque opération en vue des prévisions ultérieures.

Bureau des études de fabrication, qui étudie pour chaque fabrication les qualités, délais, prix.

Bureau des méthodes, qui établit les standards de fabrication.

Bureau de lancement des commandes dans les ateliers, qui se subdivise souvent en bureau de préparation, qui répartit les travaux entre les ateliers, les machines et les ouvriers ; bureau des temps, qui étudie le temps qui doit être alloué pour chaque travail ; bureau des fiches de fabrication ou carte de travail.

Bureau d’avancement, qui suit l’exécution de chaque travail pour assurer la coordination des opérations secondaires et l’exécution finale dans le délai prévu.

Bureau du personnel, subdivisé parfois en bureau des fiches de personnel, bureau de discipline et bureau d’embauchage.

Bureau de la direction technique, qui dirige et surveille les autres services de son département et communique avec les autres départements par son secrétariat.

C. Bureaux d’administration générale. — Nous établissons ici une troisième catégorie de bureaux en y faisant entrer tous ceux qui ne sont pas spécifiquement commerciaux ou techniques ou dont les attributions dominent à la fois les fonctions spécifiquement commerciales et techniques. Dans cette catégorie, nous pouvons énumérer :

Bureau des finances, qui comprend le bureau du capital, actions et obligations ; le bureau du portefeuille, qui gère la fortune immobilière ; le bureau de la trésorerie, qui veille à la liquidité ; le bureau de la caisse, qui constate les entrées et sorties de l’argent.

Bureau de la comptabilité générale, qui rassemble et coordonne les résultats de toutes les comptabilités particulières pour dresser le bilan de l’entreprise.

Bureau du contentieux, qui veille à la rédaction des contrats et à la solution des litiges de l’ordre juridique, qui documente tous les services sur les questions de cet ordre. Le bureau du contentieux peut comprendre un bureau des assurances.

Le bureau de documentation, qui comprend le bureau de la bibliothèque, qui analyse, classe et tient les livres et journaux à la disposition de tous ; le bureau des archives, où sont classés tous les documents relatifs à l’activité de l’entreprise.

Le bureau des statistiques, qui saisit et met en tableaux tous les chiffres quivent révéler les mouvements, les rythmes et les lois de la distribution, de la production, du financement, etc. Le bureau des graphiques, qui traduit les tableaux statistiques en dessins d’une lecture et d’une interprétation plus facile.

Bureau d’organisation générale, qui établit l’organigramme ou tableau général des services afin d’assurer leur harmonie et leur efficience et qui révise continuellement toutes les méthodes de travail de l’entreprise. Il rédige les règlements et instructions générale.

Bureau de direction du personnel, qui gère les valeurs humaines de l’entreprise. Il y a sous ses ordres les chefs du personnel qui ont leur bureau dans tous les services, succursales et usines. Il se subdivise en bureau des fiches individuelles ou de documentation sur les individus ; bureau de psychotechnique ou de sélection professionnelle, qui met chaque individu à la place qui lui est assignée par ses aptitudes ; le bureau médical, qui veille à la santé des individus ; bureau d’embauchage, bureau de discipline, bureau d’instruction professionnelle, bureau des associations charitables, hyginétiques, artistiques, sportives, etc.

Bureau des prévisions budgétaires, qui établit les prévisions périodiques de la vente, de la fabrication, des dépenses, de la trésorerie, et qui est complété par le Bureau du contrôle budgétaire, qui compare les résultats avec les prévisions.

Bureau du secrétariat, qui assure les relations entre les services en rassemblant les comptes-rendus et en communiquant aux intéressés les directives et les ordres — et qui assure les relations avec l’extérieur par la correspondance.

Le secrétariat comprend notamment le bureau du courrier, qui reçoit et répartit la correspondance venant de l’extérieur et qui rassemble et expédie la correspondance au départ de la maison ; le bureau de la correspondance ou les lettres sont écrites ou dictées ; le bureau de la dactylographie, où sont écrites à la machine les lettres, notes de service, rapports, etc.

Bureau de la direction administrative, qui régit les services de ce département.

En et tout au sommet :

Bureau de la direction générale et son secrétariat particulier, qui établit les directives générales, examine les rapports de toutes sortes pour arrêter son attention sur les faits exceptionnels et se saisit directement de toutes affaires d’importance capitale.

Quiconque lira ce dénombrement observera qu’il n’est pas complet. Il existe sans doute d’autres bureaux que nous n’avons pas eu l’occasion de connaître, et surtout il existe des bureaux analogues à ceux que nous avons indiqués mais qui portent d’autres dénominations.

Certains lecteurs seront peut-être effrayés de cette énumération et penseront que nulle part la division des bureaux n’est poussée aussi loin, en quoi ils se tromperont. D’autres, au contraire, pourraient nous signaler que nous n’avons pas marqué certaines divisions ; c’est ainsi qu’en certaines usines le bureau des méthodes est occupé par plusieurs dizaines d’employés répartis en plusieurs bureaux ; ailleurs, c’est le bureau des ventes qui est subdivisé en bureaux régionaux, bureau de vente de Paris, de province, de l’étranger ; c’est le bureau de publicité qui est scindé en bureau de rédaction, bureau des maquettes, bureau de liaison avec l’imprimerie. Le bureau des finances d’une entreprises peut être en principe aussi divisé qu’il l’est dans un organisme financier indépendant, etc. Une énumération totale nous conduirait plus qu’il n’est ici nécessaire.

On observera encore que la division des fonctions est maintes fois réalisée d’autre manière, c’est ainsi que le bureau des achats est souvent rattaché aux bureaux techniques plutôt qu’aux bureaux commerciaux.

La division des bureaux dans une entreprise se modèle assez rarement sur un cadre logique, elle répond à des besoins vitaux qui se manifestent à des moments divers sous la pression des événements et qui varient non seulement d’une branche d’activité à l’autre, mais, dans la même branche, d’une entreprise à l’autre.

Cet essai de dénombrement et de classification présente cette utilité pratique de suggérer l’établissement de l’organigramme, c’est-à-dire du tableau montrant la division des services, leur hiérarchie, leurs liaisons, leur composition. Le chef d’entreprise qui dressera ce tableau constatera souvent des lacunes, des doubles emplois, des répartitions fâcheuses, des chevauchements d’attribution et d’autorités et se trouvera déjà sur la voie de réformes importantes.

III. — Bureaux du troisième genre : Bureaux constitués en organismes indépendants.

Nous avons parlé jusqu’ici des bureaux de l’entreprise d’intérêt privé, de ceux qui président aux opérations d’extraction, de culture, de transformation, de transport, d’échange, accomplies dans l’entreprise elle-même. Il existe un grand nombre de bureaux constitués en entreprises administratives indépendantes ; les opérations administratives qui s’y font ne correspondent pas à des opérations d’exécution réalisées dans la même entreprise, mais en dehors d’elle.

Nous distinguerons dans ce genre :

1° Les bureaux auxiliaires des entreprises économiques d’intérêt privé ;

2° Les bureaux des entreprises d’intérêt public ;

3° Les bureaux de travail purement intellectuel.

1° Bureaux auxiliaires des entreprises économiques d’intérêt privé.

Il n’y a guère d’entreprises économiques, il n’est pas peut-être pas audacieux d’affirmer qu’il n’y en a aucune qui soit en mesure d’assurer par ses propres moyens la totalité de ses fonctions administratives. Il s’est donc créé des bureaux constitués en entreprises indépendantes qui assurent telle ou telle fonction administrative et qui mettent leurs services spéciaux à la disposition de toutes les entreprises et parfois du public en général.

Bureaux financiers autonomes. — Il n’est pas d’entreprise qui ne confie une partie de ses services financiers aux banques, instituts d’émission, etc.

Bureaux d’assurance. — En vue d’assurer leur sécurité et de pourvoir par des réserves de capitauix aux dangers imprévus qui les menacent, les entreprises recourent aux compagnies d’assurance qui sont à proprement parler des bureaux auxiliaires.

Bureaux de contentieux. — Ce sont les agences de contentieux, agences d’affaires, cabinets d’avocats-conseils et aussi les études de notaires et d’avoués qui pourraient être rangés à d’autres égards parmi les organes de l’administration publique.

Bureaux de comptabilité, cabinets de comptables et d’experts-comptables, bureaux des sociétés fiduciaires.

Bureaux du personnel, offices privés et publics de placement, de psychotechnique.

Bureaux d’organisation, cabinets d’organisateurs-conseils.

Bureaux techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils, bureaux de géomètres, de laboratoires privés, de techniciens spécialistes de toutes sortes.

Bureaux commerciaux, agences de publicité, cabinets de conseils de vente, agences de vente et de location, cabinets de courtiers, commissionnaires, importateurs, exportateurs, bureaux de transports terrestres et maritimes, bureaux de voyages, offices de marques et brevets, etc.

Bureaux de documentation, offices de documentation, agences de renseignments, cabinets de détectives, etc.

Bureaux de secrétariat, bureaux de traduction, agences de polycopie, de dactylographie, etc.

Chacun de ces innombrables bureaux constitue à lui seul une entreprise indépendante, qui s’est pour ainsi dire détachée de l’entreprise intégrale. Les principes d’organisation qui régissent ces bureaux indépendants ne diffèrent pas sensiblement de ceux qui régissent le bureau correspondant intégré dans une entreprise complète. Ils comportent généralement des subdivisions plus nombreuses que ce dernier et peuvent lui offrir des sujets d’études et des modèles pour sa propre organisation.

2° Bureaux des entreprises d’intérêt public.

Il faut distinguer ici :

a) Bureaux d’entreprises d’intérêt général, bureaux de syndicats, d’associations de toutes sortes, d’œuvres d’initiative privée, mais poursuivant un intérêt général : assistance, instruction, hygiène, etc.

b) Bureaux des administrations publiques, ministères, départements, communes, qui présentent des caractères assez particulières, mais qui peuvent s’inspirer avec profit de l’organisation des entreprises privées.

3° Bureaux de travail purement intellectuel.

Bureau du savant, de l’écrivain, du professeur, de l’étudiant, dont le travail présente beaucoup d’analogies avec celui des bureaux de documentation et de secrétariat. Leur activité est par ailleurs d’une nature spéciale.

Cette enumération montre l’erreur de quiconque croirait trouver dans un traité d’organisation des bureaux un modèle qu’il puisse copier servilement. Pour donner de pareilles précisions dont les travailleurs puissent tirer immédiatement des applications pratiques, il faudrait écrire autant de traités qu’il y a de professions. Pour procurer par exemple aux épiciers ces recettes administratives, il faudrait écrire un traite de l’organisation des bureaux dans l’épicerie et décrire des organisations d’au moins trois types différents : la petite épicerie, la moyenne et la grande. Encore l’imitation de procédés ainsi décrits ne devrait-elle pas être servile, et il y aura toujours lieu de réviser chaque organisation en s’inspirant des principes généraux que nous nous efforçons plus loin.

1 Avec ces entreprises privées, il faut ranger ici celles qui se trouvent plus ou moins directement sous le contrôle de l’État, qui sont par conséquent des entreprises publiques par leur statut, mais non par leur nature : régie des communes, des départements, de l’État pour la production du tabac, des allumettes, la distribution de l’eau, du gaz, les transports en commun, etc.